EMPAT LAWANG — Rumah Sakit Umum Daerah (RSUD) Kabupaten Empat Lawang menghadirkan TANYA SAYA, singkatan dari Tempat Anda Nyaman Bertanya, Siap Ada yang Membantu Anda. Inovasi ini dirancang untuk memberi akses informasi yang cepat dan jelas kepada pasien serta keluarga, baik ketika berada di rumah sakit maupun sebelum datang dari tempat tinggal mereka.

Kebutuhan layanan tersebut muncul seiring berkembangnya fasilitas RSUD Kabupaten Empat Lawang. Rumah sakit ini memiliki 124 tempat tidur, membuka poliklinik Senin hingga Sabtu, dan didukung 24 dokter spesialis. Selain empat spesialis dasar, layanan juga mencakup mata, anestesi, rehabilitasi medik, laboratorium, radiologi, THT, saraf, jiwa, hingga jantung.

Di sisi lain, bertambahnya layanan membuat kebutuhan informasi masyarakat semakin beragam. Sebagian pasien belum mengetahui jadwal dokter, perubahan kehadiran dokter, lokasi ruangan, ketersediaan tempat tidur, persyaratan administrasi, maupun jadwal kontrol. Ketidakpastian itu berisiko menambah waktu perjalanan, tenaga, dan biaya, terutama bagi warga yang tinggal jauh dari rumah sakit.

"TANYA SAYA menghubungkan layanan tatap muka dan digital agar pasien memperoleh informasi sebelum, selama, dan setelah menerima pelayanan".

Akses Informasi dari Rumah

Komponen pertama ialah Duta TANYA SAYA yang bertugas di area poliklinik dan rawat inap. Petugas membantu masyarakat sejak pengambilan nomor antrean, menjelaskan alur pendaftaran, menunjukkan lokasi poliklinik, hingga memberi informasi mengenai prosedur rawat inap.

Untuk masyarakat yang belum berada di rumah sakit, layanan tersedia melalui WhatsApp Business pada nomor 0887437882311 serta kode QR. Pengguna dapat memilih menu administrasi, informasi, pengaduan, dan jadwal kontrol. Pertanyaan yang memerlukan penjelasan teknis diteruskan kepada unit terkait sebelum jawaban disampaikan.

Menu administrasi memuat kebutuhan pendaftaran pasien baru serta perbaikan data. Menu informasi menyediakan jadwal dokter, letak ruangan, ketersediaan tempat tidur, dan panduan pelayanan. Sementara itu, menu pengaduan membuka komunikasi dua arah agar keluhan dan saran masyarakat dapat dicatat, diteruskan, serta menjadi bahan evaluasi. Penggunaan WhatsApp dan kode QR memperpendek tahapan pencarian informasi tanpa mengharuskan rumah sakit membangun aplikasi baru. Informasi yang dapat berubah, terutama jadwal dokter dan ketersediaan ruang, diperbarui melalui koordinasi dengan poliklinik, rawat inap, pendaftaran, rekam medis, dan unit pelayanan lainnya.

Pendampingan Tekan Waktu dan Biaya

Melalui pendampingan langsung, pasien dan keluarga tidak dibiarkan mencari sendiri alur layanan. Duta TANYA SAYA memastikan pengguna memahami informasi yang diberikan dan menghubungkan mereka dengan unit teknis apabila diperlukan. Mekanisme ini diharapkan mengurangi kebingungan serta risiko memperoleh informasi dari sumber yang tidak resmi.

Bagi warga yang hendak berobat, kepastian jadwal dokter memungkinkan waktu kunjungan disesuaikan dengan dokter spesialis yang dituju. Informasi mengenai administrasi, lokasi ruangan, dan ketersediaan tempat tidur juga membantu keluarga menyiapkan kebutuhan sebelum tiba di rumah sakit. Dampaknya, potensi kerugian waktu, tenaga, dan biaya dapat ditekan.

Pertanyaan dan pengaduan yang masuk akan direkapitulasi secara berkala. Rumah sakit mengevaluasi kecepatan respons, ketepatan jawaban, serta kendala pelayanan. Pertanyaan yang sering muncul kemudian dapat dimasukkan ke dalam materi informasi atau jawaban standar sehingga pelayanan semakin konsisten.

Dikembangkan dengan Pengingat Kontrol

RSUD Kabupaten Empat Lawang menyiapkan pengembangan TANYA SAYA melalui fitur broadcasting message untuk mengingatkan jadwal kontrol pasien. Fitur tersebut ditujukan untuk mengurangi kunjungan yang terlalu awal atau terlambat dari jadwal. Kode QR juga dapat diperluas ke titik layanan yang belum terjangkau.

Desain inovasi ini mengutamakan biaya relatif rendah dengan memanfaatkan WhatsApp Business, telepon seluler, kode QR, dan petugas yang tersedia. Dukungan anggaran masih diajukan melalui skema BLUD sebesar Rp1 juta per bulan, disertai kebutuhan satu telepon seluler khusus untuk operasional layanan.

Keberlanjutan TANYA SAYA bergantung pada konsistensi pembaruan informasi, koordinasi antarunit, kesiapan petugas, dan evaluasi rutin. Dengan pengelolaan yang terarah, inovasi tersebut diharapkan menjadi standar pelayanan informasi yang lebih ramah, cepat, terbuka, dan berorientasi pada kebutuhan masyarakat di RSUD Kabupaten Empat Lawang.