Dinas Pemberdayaan Masyarakat dan Desa Kabupaten Empat Lawang memanfaatkan OneDrive untuk menyatukan penyimpanan dokumen, mempercepat pencarian arsip, serta membangun administrasi yang aman dan efisien.

EMPAT LAWANG — Dinas Pemberdayaan Masyarakat dan Desa (DPMD) Kabupaten Empat Lawang mengembangkan SIAP ON atau Sistem Integrasi Arsip Digital Berbasis OneDrive. Inovasi ini mengalihkan pengelolaan dokumen yang sebelumnya tersebar dan konvensional menjadi sistem arsip digital yang terpusat, terstruktur, serta dapat diakses sesuai kewenangan pengguna.

Inovasi ini dikembangkan untuk menjawab persoalan pengelolaan arsip yang masih tersebar dalam bentuk fisik maupun file lokal. Kondisi tersebut kerap menyulitkan pencarian dokumen, memperlambat distribusi informasi antarbidang, serta meningkatkan risiko duplikasi dan kehilangan data.

Melalui SIAP ON, dokumen seperti surat masuk, surat keluar, laporan kegiatan, dokumen perencanaan, dan arsip administrasi disimpan dalam struktur folder yang seragam. Setiap bidang memperoleh ruang penyimpanan dan hak akses sesuai kewenangan agar dokumen tetap tertata sekaligus terlindungi.

Arsip Terpusat dan Mudah Ditelusuri

OneDrive digunakan sebagai pusat penyimpanan berbasis cloud yang dapat diakses secara daring oleh pegawai berwenang. Sistem ini dilengkapi sinkronisasi otomatis, pengaturan hak akses, pencarian digital, serta riwayat perubahan dokumen untuk membantu pelacakan setiap revisi.

Penerapan tersebut membuat proses pencarian dan pembaruan dokumen lebih cepat dibandingkan pengarsipan manual. Pegawai tidak lagi bergantung pada satu perangkat atau tumpukan berkas fisik ketika membutuhkan dokumen untuk penyusunan laporan maupun pelayanan administrasi.

Struktur penyimpanan disusun berdasarkan bidang, jenis dokumen, dan tahun kegiatan. Standar penamaan file juga diterapkan agar arsip mudah dikenali, ditelusuri, serta tidak tercampur dengan dokumen yang sudah tidak berlaku.

SIAP ON menempatkan keamanan data sebagai bagian penting dari sistem. Pengaturan akses pengguna dan penyimpanan berbasis cloud diharapkan mengurangi risiko kerusakan dokumen akibat faktor fisik maupun kesalahan penyimpanan pada perangkat lokal.

Dorong Kolaborasi dan Paperless Office

SIAP ON tidak hanya berfungsi sebagai tempat penyimpanan arsip. Integrasi dengan Microsoft Word, Excel, dan Teams memungkinkan pegawai mengerjakan serta memperbarui dokumen secara bersama-sama tanpa harus bertukar banyak salinan file.

Model kerja kolaboratif tersebut diharapkan mempercepat koordinasi antarbidang dan meningkatkan akuntabilitas administrasi. Riwayat versi dokumen membantu pengguna mengetahui perubahan yang dilakukan serta mengembalikan versi sebelumnya ketika diperlukan.

Digitalisasi arsip juga mendukung kebijakan kantor minim kertas. Berkurangnya kebutuhan pencetakan dan ruang penyimpanan fisik dapat membantu menekan biaya operasional sekaligus mendorong pola kerja yang lebih ramah lingkungan.

Diterapkan Bertahap dalam Empat Minggu

Tahapan penciptaan SIAP ON berlangsung selama empat minggu, dimulai dari identifikasi permasalahan pada September 2025. Proses dilanjutkan dengan sosialisasi, pembentukan tim pelaksana, uji coba, implementasi, serta evaluasi dan penyempurnaan pada awal Oktober 2025.

Pada tahap implementasi, DPMD menata struktur folder, mengatur hak akses, dan memigrasikan arsip fisik maupun file lokal secara bertahap. Pegawai juga mendapat sosialisasi dan pelatihan agar memahami tata cara unggah, penamaan, pengelompokan, serta pencarian dokumen.

Evaluasi dilakukan melalui pemantauan penggunaan sistem dan masukan pegawai. Hasilnya menjadi dasar perbaikan struktur folder, standar penamaan dokumen, pengaturan hak akses, dan panduan penggunaan agar SIAP ON dapat diterapkan secara konsisten dan dikembangkan ke unit kerja lainnya.

Sumber: SIAP ON (Sistem Integrasi Arsip Digital Berbasis OneDrive) Tahun 2025, Dinas Pemberdayaan Masyarakat dan Desa Kabupaten Empat Lawang.